Grimaldi Forum : digitaliser la gestion du planning & des données de paie

Contexte

Situé en bord de mer au cœur de la Principauté, le Grimaldi Forum est le centre culturel et de congrès de référence à Monaco. Ses 41 000 m² fonctionnels accueillent chaque année des manifestations internationales de premier plan : congrès scientifiques, salons professionnels, spectacles, expositions et événements corporate.

Pour faire fonctionner ces événements, le Grimaldi Forum s’appuie sur un large contingent de personnels vacataires et intermittents, en accueil événementiel et en audiovisuel — techniciens, hôtes(ses) et placeurs — mobilisés au gré des manifestations et répartis entre plusieurs services.

Problématique

La gestion du planning, des temps et des données préparatoires de paie pour ces personnels à horaires variables était devenue un processus chronophage et particulièrement morcelé :

• Chaque service gérait son planning selon ses propres méthodes, sans vision transversale partagée
• Le suivi des temps planifiés comme des temps réellement effectués reposait entièrement sur des supports papier
• Toutes les informations de temps et de présence étaient ensuite ressaisies manuellement pour alimenter la paie

Ce fonctionnement en silos générait des risques d’erreurs, une perte de temps considérable à chaque cycle de paie, et une absence totale de traçabilité consolidée sur l’ensemble des services.

Ce que nous avons mis en place

Après un audit approfondi des processus existants, nous avons conçu et développé une application métier sur mesure, pensée pour répondre aux spécificités du Grimaldi Forum tout en unifiant les pratiques.

L’application regroupe plusieurs fonctionnalités clés :

• Un planning unifié par manifestation, commun à tous les services, avec des droits d’accès et des affichages adaptés à chaque profil (responsable de service, direction)
• Un flux de validation et de saisie des temps réalisés entièrement digitalisé, permettant à chaque responsable de saisir simplement les différences entre horaires planifiés et effectifs
• Une génération automatique des données de paie à partir des temps validés, avec déversement direct dans le logiciel de paie — supprimant toute ressaisie manuelle

Résultats

• Un planning partagé et centralisé, accessible à tous les services en temps réel
• Une dématérialisation complète du suivi des temps, du planning initial à la validation finale
• Un cycle de paie fiabilisé et considérablement raccourci, grâce à la suppression des ressaisies manuelles
• Une traçabilité totale des heures planifiées et réalisées par manifestation et par service