SME : digitaliser la gestion des interventions & de la maintenance

Contexte

La Société Monégasque d’Électronique est un acteur majeur des solutions électriques et de sécurité électronique à Monaco. Elle est spécialisée dans les domaines des courants faibles et courants forts ainsi que les technologies avancées telles que la sécurité, la domotique et les énergies renouvelables

Problématique

Le service de maintenance, en charge des interventions sur appel et des visites préventives, était confronté à des processus entièrement papier qui nécessitaient des opérations manuelles à chaque étape :

• Qualification de la demande et de l’intervention à réaliser,
• Planification / affectation de l’intervention à un technicien
• Compte-rendu d’intervention
• Signature d’un bon d’intervention par le représentant du client
• Envoi du bon d’intervention au client
• Report des temps passés sur l’outil de fiches de temps des techniciens

Ce que nous avons mis en place

Après un audit complet du processus auprès des équipes de la SME, nous avons pu proposer une organisation digitale de ce processus, avec un objectif principal de simplification et d’efficacité.

Pour cela, nous avons transformé ces étapes manuelles en une application web et une application mobile qui dématérialisent et automatisent les opérations réalisées jusqu’ici manuellement. Ainsi, la qualification, l’affectation et le cycle de vie d’une demande d’intervention est à présent totalement gérée dans l’outil.

Les techniciens disposent d’une version mobile de l’application qui leur permet de consulter leur planning de la journée, de saisir directement leurs comptes-rendus d’intervention ainsi que les temps passés, mais également de générer automatiquement un bon d’intervention prêt à être signé par le client de manière numérique.

Grâce à ces saisies digitales, la génération du bon, son envoi au client ainsi que le report des temps passés dans l’outil de gestion des heures des techniciens est devenu 100% automatisé. En complément, l’application web permet de retrouver à chaque instant la vie de chaque demande d’intervention, ses bons et ses dates d’intervention afin de partager facilement les informations entre les collaborateurs de la SME, et de pouvoir retrouver à posteriori toutes les informations nécessaires au suivi d’un client et à sa facturation.

Résultats

• Une historisation complète de la vie de chaque demande d’intervention
• Une dématérialisation totale du processus, avec des gains de temsp en manipulation et des gains de coûts d’impression
• Un suivi plus fin des techniciens et une communication plus efficace grâce à la version mobile
• Un gain de temps significatif grâce à l’absence de ressaisie manuelle
• Une communication facilitée entre gestionnaires & techniciens
• Une architecture robuste, maintenable, avec séparation stricte des droits